Etiske retningslinjer

• Forord
• Forretningsetikk og ordentlighet
  • Egenhandel
  • Lydighetsplikt
  • Rapporteringsplikt
  • Effektivitetsplikt
  • Habilitet
  • Rettferdig konkurranse
• Glade kunder og fornøyde interessenter
  • Kunder
  • Eiere
  • Myndigheter
  • Leverandører
• Personlig atferd
  • Gaver
  • Korrupsjon
  • Kollegaer og mobbing
  • Åpenhet
  • Taushetsplikt
  • Servering
  • Reiser
  • Eiendom
  • Lover og regelverk
  • Objektivitet
  • Menneskeverd og mangfold
  • Seksuelle tjenester
  • Immaterielle verdier
  • Bierverv
• Varsling, etisk råd og konsekvenser
  • Om varsling
  • Etikkombud/råd
  • Behandling
  • Konsekvenser ved overtredelse
  • Aksept

Forord/innledning
Etiske retningslinjer (atferdskodeks) er et godt hjelpemiddel for å sette ord på hva slags praksis konsernet TrønderEnergi skal stå for. Formuleringen av retningslinjene vil i seg selv være et viktig virkemiddel for å utvikle bedriftens kultur og etikk. Kanskje er det slik at den viktigste effekten av en innsats på dette området vil være å gi medarbeiderne trygghet for at konsernets verdier virkelig gir ryggdekning for å ta de beslutninger de selv mener er riktige i en vanskelig situasjon.

Disse etiske retningslinjene gjelder for alle ansatte i TrønderEnergi, og de vil i hovedsak gjelde de spesielle interessene TrønderEnergi skal ivareta. Derfor vil det være naturlig å se de etiske retningslinjene i forhold til både lover og regler, interessekonflikter, kommunikasjon, FOLKEkortet, bilbruken i TrønderEnergi, omdømme, kundeløftene, 8-punktsanalysen, kunder, leverandører, eiere, eierstyring, samfunn, miljø og andre interne forhold.

TrønderEnergi som konsern kan ikke handle rett eller galt. Det er det eventuelt den enkelte ansatte som gjør. Våre handlinger som enkeltpersoner er viktige, fordi disse kan påvirke TrønderEnergis omdømme og resultater.

Lederne i TrønderEnergi har et særlig ansvar for å gjøre sine medarbeidere kjent med de etiske retningslinjene og å legge forholdene til rette, samt å opptre som gode forbilder.
Det er ikke mulig å gi fasitsvar på hvordan man skal arbeide med etiske problemstillinger eller å gi utfyllende svar på hvordan den enkelte medarbeider skal opptre i bestemte situasjoner. Høy etisk standard kan ikke vedtas. Gode holdninger må dyrkes fram, og konsernet må selv legge til rette for prosesser som understøtter dette over tid.

I arbeidet med å håndtere situasjoner etisk riktig kan mangel på standarder (les: felles verdigrunnlag og felles kultur) avstedkomme mange dilemmaer som overlates til individuell fortolkning. Uklare mål, eller mål og verdier som ikke er kommunisert, kan gjøre det vanskelig å finne fram til hvordan vi skal handle. Det er særlig viktig å diskutere endring i holdning og handling når innspill om kritikkverdige forhold varsles. Alternativet til varsling kan være at de kritikkverdige forholdene tas ut i det offentlige rom gjennom media.

Den gode virksomheten skiller seg ut ved at dilemmaer synliggjøres på alle nivåer, fra toppledelse til alle medarbeidere, og at disse håndteres på en god måte for alle, slik at alle i virksomheten tar læring av situasjonen med seg inn i en eventuell ny situasjon.

Dette etikkdokumentet er selve grunnmuren i TrønderEnergi. Det danner også grunnlaget for FOLKEkortet – som sier noe om hvordan vi tenker og jobber i TrønderEnergi.

Våre etiske retningslinjer vil bli evaluert med jevne mellomrom. Etikk er en praksis i stadig endring, og vi må derfor stadig holde oss oppdatert om det som skjer på denne fronten.

Rune Malmo
Konsernsjef

Innledning
TrønderEnergi er et ledende energi- og industriselskap med base i Midt-Norge og er en betydelig ressursforvalter med et stort samfunnsansvar.

TrønderEnergi skal være et selskap som driver etisk ansvarlig til fordel for kunder, ansatte, eiere og samfunnet forøvrig, med et spesielt ansvar for miljøet. De etiske retningslinjene skal være et ”veikart” for å oppnå dette.

Samfunnsansvarlig forretningsdrift defineres gjerne til å bestå av tre faktorer:

• Den økonomiske dimensjon

• De miljømessige forhold

• De sosiale forhold, omdømme

Disse faktorene sett i sammenheng med hvordan man driver selskapet i praksis, avgjør mye av omdømmet. Sagt noe enkelt, er det viktig å huske at man er en del av det samfunn man virker i, og vi må derfor ta hensyn til alle de tre faktorene for å sikre eget omdømme og langsiktig konkurransekraft.

TrønderEnergi har som målsetting å bli karbonnøytralt.

TrønderEnergi har utarbeidet en egen miljøpolitikk.

Det er viktig for vårt omdømme å være synlige og tydelige på hva vi tilbyr.

Etiske retningslinjer
Retningslinjene gjelder for både ansatte, ledelse og styremedlemmer i TrønderEnergi, samt gjester og de som representerer TrønderEnergi.

Etikk er ofte spørsmål og valg som oppstår i ”gråsoner” Dersom lover og retningslinjer gjaldt absolutt alle forhold og var 100 % entydige, hadde det ikke vært et behov for etiske retningslinjer. Etiske valg er gjerne knyttet til situasjoner der det kan være tvil, eller der lover og retningslinjer åpner for flere tolkninger.

Vi kan lett bli satt på prøve og bli i tvil om valg. Eksempelvis kan vi stå overfor en fullt lovlig, men uetisk handling.

Forretningsetikk og ordentlighet
Generelt

I TrønderEnergis FOLKEkortet står det blant annet: “TrønderEnergi skal kjennetegnes av kvalitet, profesjonalitet og høy etisk standard i all sin atferd.”

Ledelsen og styrende organer bærer det største ansvaret for å oppnå dette, og skal være bevisst eksemplets makt.

Den enkelte skal unngå situasjoner der konsernets interesse kommer i konflikt med den enkeltes egeninteresse

TrønderEnergi skal kjennetegnes av kvalitet, profesjonalitet og høy etisk standard overfor både kunder, eiere, kollegaer/ansatte, offentlige instanser og det ytre og indre miljø.

For å lykkes i arbeidet for en god forretningsetikk skal TrønderEnergi ha en åpen kommunikasjon og en ”arena” hvor etikk kan tas opp.

Egenhandel
For de i konsernet som er tildelt fullmakter til å handle i markeder for kraft, aksjer, verdipapirer og lignende, skal egenhandel i samme papirer kun skje etter nærmere godkjenning fra overordnet. All egenhandel skal skje slik at det ikke går på bekostning av arbeidstid og arbeidsinnsats, og kun etter avklaring med overordnet. Samme regel gjelder for nærmeste overordnet til de som har slike fullmakter.

De som har adgang til analyser i konsernet (egne eller kjøpte) av produkter i markeder der konsernet handler skal ikke formidle denne kunnskapen til uvedkommende. Tilsvarende skal det heller ikke formidles kunnskap om konsernets posisjoner eller planlagte posisjoner i de markeder det handles i til uvedkommende.

Det påhviler de som har fullmakter til handel, de som driver med analyser og de som har innsyn i handlingen å behandle informasjon om dette på en forsvarlig og korrekt måte.

Lydighetsplikt
Ansatte plikter å følge de rettslige regler og etiske retningslinjer som gjelder for virksomheten, samt å etterkomme pålegg fra overordnede. Lydighetsplikten medfører ikke noen plikt til å følge pålegg om å gjøre noe ulovlig eller uetisk.

Rapporteringsplikt
Alle plikter å melde fra til arbeidsgiver om forhold hun eller han blir kjent med og som kan påføre arbeidsgiver, ansatte eller omgivelsene tap eller skade, slik at det kan iverksettes tiltak med sikte på å unngå eller begrense tapet eller skaden.

Effektivitetsplikt
Ansatte plikter å bruke og ta vare på TrønderEnergis ressurser på den mest økonomiske og rasjonelle måte, og skal ikke misbruke eller sløse med TrønderEnergis midler.

Habilitet
Ansatte skal ikke opptre på en måte som er egnet til å svekke tilliten til deres upartiskhet. Den enkelte har selv ansvaret for å opplyse om egen inhabilitet og tre til side når saken krever det. Enkelte rollekombinasjoner vil kunne føre til at det oppstår interessekonflikter, eller påstander om dette, og at det stilles spørsmål ved den ansattes uavhengighet og integritet. Dette kan f.eks. gjelde når ansatte sitter i styrer og råd. mv. Det vil derfor være viktig å unngå rollekombinasjoner hvor man ofte vil måtte erklære seg inhabil.

Enhver skal påse at en ikke har så tette relasjoner til foretningsforbindelser, myndigheter og personer at det kan gi tvil om personlig integritet, eller til skade for tiliten til TrønderEnergi.

Rettferdig konkurranse
TrønderEnergikonsernet vil konkurrere rettferdig og etisk forsvarlig innenfor rammeverket av gjeldende konkurranseregler. Vi vil ikke hindre andre fra å konkurrere med oss.

Glade kunder og fornøyde interessenter
TrønderEnergis omdømme er en sentral del av vår merkevare og vår mest verdifulle ressurs. Vårt omdømme påvirkes direkte av hvordan vi opptrer. Våre kunder og andre som har kontakt med vår virksomhet, forventer at vi opptrer med høy etisk standard, at vi oppfyller våre forpliktelser og at vi handler med uomtvistet integritet. Vi skal levere minst det kundene forventer.

Kunder
TrønderEnergi ønsker å ha fornøyde kunder som har tillit til selskapet ved at alle ansatte:

• er serviceorienterte og tar felles ansvar for enhver kunde
• respekterer kundenes ønsker og er profesjonell ved utførelse av alle arbeidsoppgaver
• overholder alle inngåtte avtaler
• tilstreber og levere over kundenes forventninger

Våre verdier gjør oss i stand til å love kundene tre viktige ting:

• vi er et lokalt energiselskap som kjenner kundenes nabolag
• vi har kompetanse til å forvalte fellesressursene kraftproduksjon og distribusjon
• vi er et ansvarlig selskap som jobber langsiktig og kommer til å være her i mange år

Eiere
Eierne skal være trygge på at styret, ledelsen og de ansatte forvalter selskapets merkevare, verdier og muligheter til beste for selskapet og eierne.

Myndigheter
Offentlige myndigheter skal møtes på en korrekt og åpen måte. Offentlig informasjon om konsernet skal kun gis av TrønderEnergis ledelse eller kommunikasjonssjef med mindre annet er avtalt.

Leverandører
TrønderEnergi skal ovenfor leverandørene opptre krevende og profesjonelt, samtidig som vi ønsker å være en attraktiv kunde.

Personlig atferd
Gaver og personlige fordeler
Ansatte og styrende organer i TrønderEnergi, eller andre som representerer TrønderEnergi, skal ikke tilby eller ta i mot gaver, tjenester, provisjoner eller andre høflighetsgester som du mener er egnet til å påvirke foretningsmessige forhold.

Korrupsjon
Korrupsjon brukes ofte om forhold som reguleres av bestemmelser i straffeloven og om økonomiske lovbrudd i privat og offentlig sektor, og er helt uakseptabelt i TrønderEnergi.
Korrupsjon er når en ansatt mottar en godtgjørelse for å utføre eller unnlate å utføre en tjenestehandling.

Kollegaer og mobbing
Mobbing er når en person gjentatte ganger og over tid utsettes for negative handlinger. Dette kan dreie seg om trakassering, plaging, utfrysing, sårende erting og lignende. Det er typisk for situasjonen at offeret ikke er i stand til å forsvare seg. Dersom partene som står mot hverandre er like sterke eller det handler om enkeltstående episoder, defineres det ikke som mobbing.

Styrkeforholdet mellom partene handler ikke nødvendigvis om formell plassering i organisasjonen. Slik begrepet vanligvis brukes, kan en person bli utsatt for mobbing både fra ledere og kollegaer.

TrønderEnergi skal ha en kultur basert på åpen og ærlig kommunikasjon mellom kollegaer til beste for bedriften og den enkelte medarbeider. Det skal ikke forekomme baksnakking og annen form for skjult mobbing mellom de ansatte. I TrønderEnergi jobber lojale, flinke, kreative og energiske mennesker som deler de samme verdiene.

Åpenhet/taushetsplikt
Tillit bygger både på åpenhet og taushetsplikt. Derfor er dette to forhold alle i TrønderEnergi skal ha et bevisst forhold til.

Åpenhet

Alle i TrønderEnergi skal utvise åpenhet så vel utad som innad, og påse at opplysningene som gis både er riktige og tilstrekkelige.

Vær derimot varsom med åpenhet som berører enkeltpersoner personlig, åpenhet må knyttes til prosess - ikke person.

Opplysningene skal være både riktige og tilstrekkelige. Dette innebærer at du av bekvemmelighetshensyn eller hensyn til omdømme ikke skal holde tilbake opplysninger.

Alle må kunne varsle om kritiske forhold ved TrønderEnergi. Før varslingen skjer eksternt, må forholdet være forsøkt tatt opp internt. (Se for øvrig avsnittet om varsling pkt. 5.1).

TrønderEnergi kan bruke mellommenn eller lobbyister for å påvirke beslutninger dersom de fullt ut tilkjennegir at de representerer TrønderEnergi.

Taushetsplikt
Taushetsplikt skal overholdes av alle i konsernet. Dette gjelder opplysninger knyttet til lovpålagt taushetsplikt, og opplysninger av drifts- eller forretningsmessige art som av konkurransemessig betydning må hemmeligholdes.

Opplysninger om kunder, leverandører eller andre eksterne som man får kjennskap til gjennom arbeid skal ikke bringes videre, heller ikke til andre internt når de ikke har behov for opplysningene.

Du skal verne om TrønderEnergis strategier og immaterielle verdier, da de skal gi oss konkurransefortrinn.

Servering og representasjon
TrønderEnergi er en rusfri arbeidsplass. Begrensede mengder alkohol kan likevel bli servert når lokal skikk og spesielle anledninger gjør dette passende.

Reiser
TrønderEnergi dekker alle tjenestereiser etter regning eller i henhold til Statens satser. Reiser betalt av andre skal ha en klar faglig forankring og må ikke på noen måte ha karakter av ren kundepleie.

Eiendom og eiendeler
TrønderEnergis eiendom og eiendeler, som bygninger og utstyr, skal forvaltes og sikres på behørig måte. Du skal overholde konsernets krav til sikkerhet rundt adgang til og bruk av konsernets fasiliteter, IKT-ressurser og tilgang til elektroniske ressurser og dokumenter.

Lov- og regelverk
Både TrønderEnergi som selskap og vi som ansatte er underlagt en rekke lover og regelverk. Den enkelte ansatte plikter å holde seg orientert om det som berører sin yrkesutøvelse og etterleve denne. Med regelverk i denne sammenheng forstås både offentlig regelverk og egenpålagte regler i TrønderEnergi.

Objektivitet
TrønderEnergi har flere roller å ivareta, både som forretningsbedrift, ressursforvalter, arbeidsgiver og i forholdet til kunder og eiere. Samlet sett medvirker disse rollene til at vi ofte blir tillagt et samfunnsansvar som er annerledes enn mange andre bedrifter.

Dette stiller strenge krav til vår ansvarlighet og troverdighet. Vi ønsker derfor å tilstrebe at hele vår organisasjon har en høy etisk standard. Det har stor verdi i seg selv og gir godt omdømme utad og selvrespekt og fellesskapsfølelse innad.

Menneskeverd og mangfold
TrønderEnergi støtter de internasjonale menneskerettighetene slik de er nedfelt i FNs erklæring, konvensjoner og FNs Global Compact-prinsipper. Ingen skal på noen måte bryte, eller bidra til brudd på, eller omgåelse av, menneskerettighetene. Vi legger spesiell vekt på å sikre overholdelse av medarbeideres grunnleggende rettigheter, slik disse er nedfelt i ILOs kjernekonvensjoner.

Kjøp av seksuelle tjenester
Ingen TrønderEnergiansatte skal kjøpe eller selge seksuelle tjenester når de selv er i tjeneste eller representerer TrønderEnergi.

Immaterielle verdier
Immaterielle verdier, slik som spesiell kunnskap, metoder, konsepter og ideer, er en viktig forutsetning for at TrønderEnergi skal lykkes i markedet. Har du befatning med konsernets immaterielle verdier, skal du verne om og forvalte disse verdiene i konsernets interesse. Du skal også respektere andres immaterielle rettigheter, og søke å unngå krenkelse av slike rettigheter.

Bierverv og deltakelse i styrer og verv
Ansatte i TrønderEnergi skal ikke ha annet lønnet arbeid av vesentlig omfang uten skriftlig samtykke fra selskapsdirektør/konsernsjef. Bierverv skal ikke gå på bekostning av arbeidstiden og arbeidsinnsatsen i TrønderEnergi.

Ansatte i TrønderEnergi har ikke anledning til å investere i næringsvirksomhet som driver konkurrerende virksomhet med konsernets, dersom dette kan medføre interessekonflikt.
Ansatte i TrønderEnergi er utelukket fra å delta i konkurranse om levering av varer og tjenester til noe selskap i konsernet.

Varsling, etisk råd og konsekvenser
Om varsling
I en åpen organisasjon vil det være kultur for å stille spørsmål, også om kritikkverdige forhold, og behovet for å varsle vil bli mindre. TrønderEnergi skal ha en slik åpen organisasjon og er positiv til at ansatte varsler om kritiske forhold i konsernet.

Den som varsler om kritiske forhold er beskyttet mot gjengjeldelsesaksjoner eller illojalitetspåstander gjennom en egen lovbestemmelse. Det forutsetter at de kritikkverdige forholdene har en viss allmenn interesse i TrønderEnergi og at det først er vurdert om det er mulig å ta opp saken internt - tjenestevei eller med etikkrådet.

Etikkombud/-råd
TrønderEnergis etiske råd er oppnevnt av TrønderEnergis styre. Det etiske rådet skal med utgangspunkt i de etiske retningslinjene bidra til høy etisk bevissthet og etisk atferd hos alle ansatte.

Etisk råd skal gi veiledning og råd til TrønderEnergis styre, administrasjon og datterselskaper om etiske problemstillinger. Rådet har som oppgave å vedlikeholde de etiske retningslinjene og kan fremme forslag om endringer av disse.

Rådet kan behandle saker etter henvendelse fra styret, den administrative ledelse, etikkombudet, ansatte eller tillitsvalgte.

TrønderEnergis etikkombud er sekretær for etisk råd og forbereder saker for rådet. Etikkombudet skal fungere som en rådgiver/veileder i saker omkring etikk for ansatte og ledere i TrønderEnergi.

Det etiske rådet består i dag av:

• Rune Malmo (leder)
• Øystein Kjørsvik (ansatterepresentant)
• Kjell Dahle (etikkombud)
• Rune Bratseth (ekstern representant)
• Anne Grethe Kvernrød (representant fra styret i TE)

Behandling
Vi skal kunne diskutere ethvert spørsmål eller enhver bekymring vi måtte ha i forbindelse med mulig overtredelse av våre etiske retningslinjer.

Tvilstilfeller og brudd på selskapets etiske retningslinjer, skal umiddelbart tas opp med nærmeste leder. Dersom dette vurderes vanskelig, kan saken tas opp med TrønderEnergis etikkombud eller med etikkrådet via lederen i rådet.

Konsekvenser ved overtredelse
Overtredelse av TrønderEnergis etiske retningslinjer kan få konsekvenser for arbeidsforholdet. Alvorlige brudd kan medføre disiplinære reaksjoner som skriftlig advarsel, oppsigelse, avskjed og anmeldelse til relevant myndighet. Samme overtredelse vil normalt resultere i strengere reaksjon ved en høyere organisasjonsmessig tilhørighet.

Aksept
TrønderEnergi vil sørge for at de etiske retningslinjer blir gjort kjent og at nødvendig opplæring tilbys regelmessig. Det personlige ansvar, kravene til behandling av etiske spørsmål og de fora og hjelpemidler som er etablert, skal sikre at TrønderEnergi etterlever sine etiske retningslinjer.

Praktisering av de etiske retningslinjene skal følges opp gjennom konsernets virksomhetsstyring. Det foretas årlig gjennomgang av retningslinjenes funksjon og gjennomslag i konsernet.

Den enkelte skal sette seg inn i og utføre sitt arbeid i samsvar med de krav som er nedfelt i dette dokumentet og aktuelle lover og regler.

Ledere skal sørge for at virksomheten innen eget ansvarsområde skjer i henhold til kravene i dokumentet. Ledere er ansvarlig for å kommunisere retningslinjene og skal gi råd om forståelse og praktisering.